Læsø Kommune
Du er her : Forside » Læsø Kommune » Kommunen » Budget & regnskab » Kasse- og regnskabsregulativ
Kasse- og regnskabsregulativ
 Regulativ for kasse- og regnskabsvæsen Indholdsfortegnelse
1 GENERELT Læsø Kommunalbestyrelse fastsætter herved i henhold til styrelseslovens § 42, stk. 7 følgende regler for den virksomhed, som udøves inden for de under Kommunalbestyrelsen hørende regnskabsområder, herunder de eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktionen varetages af kommunen. Følgende regler ligger til grund for regulativet:
Formålet med reglerne er at sikre en korrekt administration indenfor kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet skal ligeledes sikre, at Økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold tilgodeses. Dette sker ved nærværende regulativ samt tilhørende bilag. 2 SELVE REGELSÆTTET Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomisk forvaltning har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages i samråd med kommunaldirektøren. Såfremt der er tale om ændringer i principperne for økonomistyringen, som ikke har grundlag i en politisk beslutning, er kommunaldirektøren ansvarlig for, at ændringerne gennem Økonomiudvalget forelægges Kommunalbestyrelsen til godkendelse. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet samt væsentlige ændringer i bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft. 3 STYREFORMER 3.1 Generelt Et af de vigtigste elementer i kommunens økonomiske styring er koblingen mellem ressourcer og mål. I nedenstående er beskrevet kommunens vigtigste værktøjer til økonomisk styring. Valget mellem disse – eller andre værktøjer – finder sted i dialog mellem kommunens politiske og administrative ledelse. 3.2 Decentralisering og selvforvaltning Der arbejdes i kommunen med decentralisering af ansvar og kompetencer under ansvar og støtte fra centralt hold, hvor det er hensigtsmæssigt. Samtidigt skal decentralisering gennemføres med en erkendelse af, at det er nødvendigt med en central koordinering, retningsstyring og opfølgning for at sikre, at kommunens forskellige dele bevæger sig i den ønskede retning inden for de fastsatte rammer. Tilrettelæggelsen af rammestyringen og målstyringen, som den er beskrevet nedenfor, skal ses som de centrale styringsprincipper, der skal sikre koordinering og retningsstyring i en decentral ledet organisation. Chefgruppen afgør, hvilke økonomiske enheder i kommunen, der er egnet til selvforvaltning. Retningslinjer for selvforvaltning er vedlagt som bilag. Den enkelte chef er ansvarlig for, at der indgås konkret aftale med den enkelte selvforvaltende enhed, og at der følges op på aftalens overholdelse. Selvforvaltningen kan omfatte både den faglige, økonomiske og administrative ledelse. Den faglige decentralisering indebærer, at institutionen/institutionslederen bærer det faglige ansvar for at levere serviceydelser inden for de af Kommunalbestyrelsen godkendte politikker, opstillede mål og økonomiske rammer. Det indebærer en betydelig grad af f.eks. metodisk-pædagogisk handlefrihed for den enkelte institution. I Læsø Kommune omfatter den økonomiske decentralisering alene drift. De fastlagte decentrale enheder har det administrative ansvar for administration af udgifter/indtægter, bogføring/betaling af regninger, indstiller til ansættelse og indstiller til afskedigelse af personale. Udfærdigelse af ansættelsesbreve og afskedigelsessager placeres centralt i lønkontoret, for at sikre ensartethed. 3.3 Rammestyring og bevillingsniveau Den af Kommunalbestyrelsen afgivne bevilling er bestemmende for den ramme, der skal/kan styres inden for. Bevillingsniveauet angiver, hvor mange rammer der gives, og hvor stor den ramme, der kan handles indenfor. Bevillingen er den ramme, udvalget skal overholde og agere inden for. I Læsø Kommune opdeles Kommunalbestyrelsens samlede driftsbudget i et antal bevillingsrammer, der følger serviceområderne (f.eks. skoler, ældre, dagpasning). Den overordnede økonomiske styring (budgetlægning, opfølgning og regnskab) og rapportering tilrettelægges ud fra styring af disse bevillingsrammer. Selvforvaltningen for den enkelte decentrale enhed tilrettelægges med en driftsramme. Selvforvaltningen medfører, at den enkelte organisatoriske enhed får frihed til at tilrettelægge sin serviceproduktion inden for den givne økonomiske ramme og de fastsatte politiske og administrative krav til mængder og kvalitet i ydelserne. 3.4 Virksomhedsplaner Det er et vigtigt element i kommunens styring, at få etableret en snævrere sammenhæng mellem de virksomhedsplaner, som skal udarbejdes for alle enheder, og den løbende økonomistyring. Chefgruppen udvælger og informerer om temaer eller særlige indsatsområder, som kommunens øverste ledelse ønsker at sætte fokus på i den kommende periode. Virksomhedsplanerne skal ses indenfor rammerne af den kommunale virksomhed, som beskrives i kommuneplanen og kommunens servicestrategi. 3.5 Budgetoverførsel Selvforvaltningsområderne har mulighed for at overføre uforbrugte budgetbeløb til næste år – eller forlods forbruge af næste års budget. Kommunaldirektøren har ansvaret for, at Kommunalbestyrelsen årligt forelægges en oversigt over det opsamlede over-/underskud for det enkelte selvforvaltningsområde. Forud for forelæggelsen for Kommunalbestyrelsen, skal oversigt over over-/underskud forelægges for chefgruppen, som indstiller til Økonomiudvalget, hvordan og hvor meget, der må overføres fra et budgetår til et andet. 3.6 Lønstyring Læsø Kommune anvender en blanding af lønsumsstyring og normeringsstyring. Enheder med selvforvaltning styrer lønbudgettet jf. bilaget om selvforvaltning. Øvrige enheder normeringsstyres. 4 BUDGETPROCEDURE 4.1 Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budgetlægning findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigsministeriet. 4.2 Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Økonomiforvaltningen udarbejder hvert år i december forslag til Økonomiudvalget vedr. tids - og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure. Planen forelægges chefgruppen og godkendes i Økonomiudvalget. Ud over de generelle principper skal der i planen bl.a. lægges op til drøftelse eller fastsættelse af følgende.
og planen skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Kommunaldirektøren påser i samarbejde med chefgruppen, at udvalg og enheder overholder planen, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. I selve årsbudgettet er der taget stilling til det konkrete bevillingsniveau m.v. 5 BUDGET OG BUDGETKONTROL 5.1 Generelt Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Hvis den budgetansvarlige chef kan forudse merudgifter, der ikke umiddelbart kan dækkes af mindre udgifter på andre delområder inden for sit bevillingsområde, er vedkommende forpligtiget til snarest at foranledige fremlagt en sag for fagudvalget med angivelse af forslag til imødegåelse af budgetproblemet. Såfremt fagudvalget ikke er i stand til at anvise kompenserende besparelser inden for udvalgets eget område, forelægges sagen for Økonomiudvalget, der kan indstille til Kommunalbestyrelsen som en egentlig tillægsbevillingssag. 5.2 Samlet budgetkontrol Økonomiudvalget fører tilsyn med, at de bevillinger og rådighedsbeløb, der er vedtaget på årsbudgettet eller ved særlig beslutning, ikke overskrides uden Kommunalbestyrelsens godkendelse. Tilsynet i form af budgetrevision/budgetopfølgning som forelægges Økonomiudvalget. Økonomisk forvaltning er ansvarlig for, at Økonomiudvalget kan udføre sin tilsynspligt 5.3 Løbende budgetkontrol Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og målsætninger for hvert af kommunens indsats- og aktivitetsområder. Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til lederen af det pågældende område eller en udpeget person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Borgmesteren har bemyndiget kommunaldirektøren til - via cheferne - at udpege de ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. Som et supplement til det almindelige ledelsestilsyn, skal den budgetansvarlige (som minimum) ved udløb af hvert kvartal gennemgå og forholde sig til det økonomiske forbrug. Lederen skal kunne dokumentere sit ledelsestilsyn. Ved den løbende budgetkontrol er det den budgetansvarliges ansvar at skaffe sig et overblik over summen af posteringerne set i forhold til budgettet. Den budgetansvarlige har pligt til at følge op på poster, der afviger væsentligt fra det budgetterede. Det er således den budgetansvarliges ansvar og opgave at årsagsforklare afvigelser imellem det realiserede regnskab og det budgetterede niveau. I den løbende budgetkontrol skal der samtidig indgå en vurdering af:
Forvaltningschefen er overordnet ansvarlig for ledelsestilsynet med ansvar over for det politiske niveau. Dokumentation af kontrol sker på økonomirapport i KMD mål og midler el.lign. 5.4 Støttefunktioner Økonomisk forvaltning stiller relevante økonomirapporter og udtræksværktøjer til rådighed og har i øvrigt en koordinerende og superviserende rolle i forhold til de decentrale enheder. 6 ATTESATION OG ANVISNING 6.1 Generelt Samtlige udgifter / indtægter, der hører under kommunens regnskabsområde, skal være anvist og attesteret af en dertil bemyndiget person. 6.2 Attestation De anvisningsberettigede skal udpege en eller flere medarbejdere til at attestere regnskabsbilag m.v. inden for sit ansvarsområde. Formålet med attestation er at sikre, at grundlaget for såvel udbetaling som regnskabsføring er i orden. De budgetansvarlige ledere har kompetence til at godkende indtægter og udgifter, og er samtidig bemyndiget til at træffe aftaler om leverancer og ydelser under iagttagelse af: Kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, de forudsætninger, der er indeholdt i budgetbemærkningerne og i øvrigt givne instrukser Ind – og udbetalinger til / fra attestationsberettigede personer skal attesteres af en overordnet eller evt. en anden person med attestationsret for det pågældende område. Attestation foregår som hovedregel elektronisk i Webbetaling. Den attesterende skal bekræfte, at følgende er kontrolleret:
Papirbilag tastes ind i Webbetaling og arkiveres i kassen. Det påhviler de anvisningsberettigede at sikre, at de attesterende er instrueret i reglerne for attestation, og at de er gjort bekendt med deres ansvar over det ansvarsområde, der er en del af deres ansættelsesforhold. 6.2.1 Transport m.v. Begæringer om transport i leverandørtilgodehavender m.v. fremsendes til kassefunktionen til opbevaring. Ved anvisning af udgifter, for hvilke, der er noteret transport, er den anvisningsberettigede ansvarlig for, at det tydeligt fremgår af bilaget, til hvem udbetalingen skal ske. 6.3 Anvisning Den anvisningsberettigede har kompetence til at anvise indtægter og udgifter. Den anvisningsberettigede kan ikke anvise bilag til og fra sig selv eller nærtstående. Ind – og udbetalinger til / fra anvisningsberettigede personer skal anvises af en overordnet eller evt. en anden person med anvisningsret for det pågældende budgetområde. Bemyndigelsen til anvisning er knyttet tæt sammen med ansvaret for det pågældende bevillingsområde. Anvisningen udføres på to måder:
6.3.1 Ansvar ved anvisning af enkelt bilag Den anvisningsberettigede har ansvaret for:
Den anvisningsberettigede har endvidere ansvaret for, at de indtrufne aftaler om leverancer og ydelser er sket under iagttagelse af:
6.3.2 Ansvar med integreret anvisning Den anvisningsberettigede har ansvar for:
Det påhviler de anvisningsberettigede at sikre, at de personer, som er attestationsberettigede, er instruerede i reglerne for attestation, og at de er gjort bekendt med deres ansvar. Oversigt over anvisningsberettigede personer fremgår af bilag. Regnskabsbilag, der ikke uden uhensigtsmæssig forsinkelse kan forsynes med anvisning forinden kasseregistrering / udbetaling, kan under ansvar for den anvisningsberettigede udbetales alene på grundlag af attestation eksempelvis sociale bilag og porto. Det her er en forudsætning, at bilagene, efter kasseregistreringen (udbetaling), forelægges den anvisningsberettigede til anvisning. 6.4 Lønudbetaling Regnskabsbilag vedrørende lønudbetaling o.l. anvises af kommunaldirektøren, eller en af kommunaldirektøren bemyndiget person. Såfremt lønudbetaling er baseret på timesedler eller lignende, skal disse, inden udbetalingen finder sted, være bekræftet af arbejdslederen. Overordnet kontrol med hensyn til normeringens overholdes m.m. dokumenteres ved, at institutionslederen og for administrationen forvaltningscheferne giver en påtegning, der svarer til en efterfølgende anvisning. Dette sker på særlige attestationslister, der udskrives periodisk og uvarslet af lønsystemet. Lønkontoret fremsender mindst en gang årligt attestationslisten til institutionslederne/forvaltningscheferne. 7 REGNSKABSAFLÆGGELSE 7.1 Generelt Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Årsregnskabet aflægges, så det kan afgives af Kommunalbestyrelsen til revisionen inden 1. juni i året efter regnskabsåret. Revisionen skal afgive beretning om revision af årsregnskabet til Kommunalbestyrelsen inden 15. august. Regnskabet ledsages af en fortegnelse over kommunens kautions- og garantiforpligtelser. Regnskabet skal i fornødent omfang være ledsaget af bemærkninger, navnlig vedr. væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb. Det er forvaltningernes ansvar, at der bliver udarbejdet bemærkninger til årsregnskabet. Økonomiforvaltningen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned i chefgruppen forelægges og udarbejdes en tids - og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Tidsplanen godkendes i Økonomiudvalget. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Kommunens årsregnskab aflægges af Økonomiudvalget til Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra fagudvalgene. Kommunernes Revision har udarbejdet en model til Kommunernes årsregnskab. Denne model tilstræbes anvendt. 7.2 Anlægsregnskaber Det påhviler det udvalg som administrerer den pågældende anlægsbevilling at foranledige udarbejdet et endeligt regnskab over bevillingens anvendelse senest 3 måneder efter anlægsarbejdets afslutning. Regnskabet skal behandles i pågældende udvalg og videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, såfremt bruttoanlægsudgiften beløber sig til 2 mio. kr. eller mere. Ved aflæggelse af kommunens årsregnskab udarbejdes der en samlet oversigt over de beløb, der er brugt i regnskabsåret løb og de meddelte anlægsbevillinger. Oversigten opdeles i afsluttede og igangværende arbejder. Ved afsluttede arbejder anføres dato for godkendelse af anlægsregnskabet. Igangværende anlægsarbejder optages i årsregnskabet med en redegørelse for projektets stade. Andre regnskaber: Læsø Kommunalbestyrelse godkender efter indstilling fra det relevante fagudvalg og Økonomiudvalget en række regnskaber for kommunale selskaber, øvrige selskaber og projekter. 7.3 Registrering af aktiver samt optagelse og afskrivning af aktiver i omkostningsregnskab. 7.3.1 Materielle anlægsaktiver Aktiver indregnes som hovedregel i balancen i kostpris og afskrives over den forventede levetid. Ejendomsretten dokumenteres via bogførte fakturaer og leasingaftaler m.v. Ejendomsretten til de i balancen indregnede grunde og bygninger er dokumenteret via elektronisk indhentede tingbogsattester. Udgifter på over 100.000 kr., der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer og lign., som ikke har væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes. 7.3.2 Grunde og bygninger Bygninger anskaffet før 1. januar 1999 er pr. 1. januar 2006 indregnet til ejendomsvurderingen pr. 1. januar 2003 og er via en vurdering af restlevetid og tilbagediskontering reguleret til en værdi, der svarer til værdien af afskrivningerne i resten af bygningens levetid. Grunde anskaffet før 1. januar 1999 indregnes til den aktuelle grundværdi ifølge senest foreliggende ejendomsvurdering. Bygninger og grunde anskaffet efter 1. januar 1999 indregnes til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. Der afskrives ikke på grunde. 7.3.3 Øvrige materielle anlægsaktiver Øvrige materielle anlægsaktiver er indregnet til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. Aktiver til over 100.000 kr., der indgår som en del af et større anlæg, registreres som et samlet anlæg. Det vil især være aktiver som inventar på skoler, institutioner m.v. Inventar indkøbt til samme formål aktiveres, når der er tale om en start/nybygning eller om en væsentlig modernisering eller udvidelse. Aktiver med kostpris på under 100.000 kr. eller en levetid på under 1 år udgiftsføres i anskaffelsesåret. Afskrivninger foretages lineært over følgende forventede levetider:
For enkelte aktiver fastsættes ved anskaffelsen en forventet scrapværdi, der ikke afskrives. Der afskrives ikke på materielle anlæg under udførelse. Først når anlægget er udført, påbegyndes afskrivning over anlæggets forventede levetid. Infrastrukturelle anlægsaktiver (veje, signalanlæg, broer m.v.) samt ikke-operationelle anlægsaktiver (arealer til rekreative formål samt naturbeskyttelses- og genopretningsformål) indregnes ikke i balancen. 7.3.4 Finansielt leasede anlægsaktiver Leasingkontrakter for materielle anlægsaktiver, hvor Læsø Kommune har alle væsentlige risici og fordele forbundet med ejendomsretten (finansiel leasing), registreres i anlægskartoteket og indregnes til kostprisen. Kostprisen måles som den laveste af enten dagsværdien af det leasede aktiv eller nutidsværdien af minimumsleasingydelserne med tillæg af omkostninger. Dagsværdien er det beløb, som et aktiv forventes at kunne omsættes til ved en handel mellem uafhængige parter. Minimumsleasingydelserne svarer typisk til de fremtidige leasingydelser, som Læsø Kommune er forpligtet til at betale i leasingperioden. Ved beregning af nutidsværdien heraf anvendes den interne rente i leasingkontrakten som diskonteringsfaktor, hvis denne er tilgængelig. Ellers anvendes Læsø Kommunes alternative lånerente. Finansielt leasede anlægsaktiver afskrives over den forventede levetid, der fastsættes efter typen af aktiv. 7.3.5 Immaterielle anlægsaktier Immaterielle anlægsaktiver optages ikke i balancen. 7.3.6 Finansielle anlægsaktiver Andele af interessentskaber, som Læsø Kommune har medejerskab til, indgår i balancen med den andel af virksomhedernes indre værdi, jf. senest foreliggende årsregnskab, som svarer til kommunens ejerandel. 7.3.7 Omsætningsaktiver Udgifter til indkøb af råvarer, hjælpematerialer samt andre forbrugsvarer udgiftsføres på anskaffelsestidspunktet. Der optages ikke varebeholdninger i balancen. Grunde og bygninger til salg er i åbningsbalancen pr. 1. januar opskrevet til ejendomsværdi. Værdipapirer er optaget til ultimokurs. 7.3.8 Hensatte forpligtelser Ultimo hvert år hensættes et aktuarmæssigt beregnet beløb til dækning af pensionsforpligtelser vedrørende tjenestemænd, der ikke er forsikringsmæssigt afdækket. Der forudsættes en pensionsalder på 62 år. Regulering af hensættelsen foretages via resultatopgørelsen. Endvidere foretages hensættelse vedrørende skyldige feriepenge. Af praktiske hensyn er det valgt at afsætte 15 % af den samlede lønsum som feriepengeforpligtelse. 8 BOGFØRINGSPROCESSEN Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Kommunaldirektøren godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes jf. nærværende regulativ. Økonomiforvaltningen er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføring af regnskabsbilag, herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen, idet principperne for kontrol er følgende:
9 FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 9.1 Generelt Økonomiudvalget har ansvaret for at anvendelsen af de økonomiske midler sker ansvarligt og i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutninger. 9.2 Betalingsformidling Kommunens betalinger skal automatiseres og systematiseres, hvor dette på nogen måde er muligt. Økonomiforvaltningen er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling og for at vedligeholde oversigt over fuldmagtsforhold. Alle ind - og udbetalinger skal principielt bogføres inden de effektueres. 9.3 Decentrale forskudskasser og dankort Hvor det skønnes hensigtsmæssigt, kan oprettelse af decentrale rådighedskasser samt dankort ske. Disse skal godkendes af kommunaldirektøren. Kontrol af rådighedskasser samt dankort, foretages af økonomiforvaltningen og eller kommunens revision. Forskudskasser er alene beregnet til at skulle afholde mindre udgifter, hvorfor forskudsbeløbets størrelse normalt kun bør udgøre et beløb svarende til en periodes regningsudlæg. Ansvar Lederen af den pågældende enhed, er overfor kommunaldirektøren, eller overfor den, han bemyndiger hertil, ansvarlig for forskudskassen, herunder midlernes forsikringsmæssigt forsvarlige opbevaring. 9.4 Bank- og girokonti Oprettelse af bank- og girokonti må kun ske efter aftale med kommunaldirektøren. Økonomiudvalget fastsætter, hvilke personer, der er berettiget til at oprette og hæve konti. Ingen må have ene prokura til konti, hvor der ikke samtidig sker en registrering i økonomisystemet. Afstemning Den i økonomisk forvaltning, der er ansvarlig for afstemning af hovedkonti skal sikre, at afstemning af disse konti finder sted. Oversigt over afstemninger generelt og ansvarlige herfor findes i økonomisk forvaltning. Ledelsen foretager stikprøver med henblik på vurdering af afstemningerne. 9.5 Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og i ét system. Indbetaling skal ske elektronisk. Økonomiudvalget godkender særskilt regler for gebyrer, forrentning og afskrivning. Som godkendes i forbindelse med budgetvedtagelsen. 10 ANVENDELSE AF IT Der henvises til gældende regler – Reglerne opdateres i forbindelse med udarbejdelse af ny IT sikkerhedspolitik i løbet af 2008. 11 ANDRE OMRÅDER 11.1 Sikring af kommunens aktiver Økonomiforvaltningen er sammen med Økonomiudvalget ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering/sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Kommunaldirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en IT-sikkerhedspolitik, som bl.a. skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken. 11.2 Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over den politiske målsætning er, at fastsætte principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Tilsvarende gælder fastsættelse af regler for udbud, og for indgåelse af leje- og leasingkontrakter. Kun kommunaldirektøren kan indgå leasingkontrakter. 11.3 Kommunens forsikringer Økonomiudvalget er ansvarlig for, at der udarbejdes en forsikringspolitik (bilag). De enkelte afdelings- og institutionsledere er ansvarlige for at udmønte politikken i praksis. 12 BILAG Bilag 12.4 Regler for aftalestyring / selvforvaltning 12.4.1 Indledning og definitioner 12.4.1.1 Formål Kommunaldirektøren har overfor kommunalbestyrelsen i samarbejde med chefgruppen ansvaret for driften af den samlede kommunale virksomhed. I relation til aftalestyring betyder det bl.a. udarbejdelse af aftaler, opfølgning i forhold til enhederne, rapportering om målopfyldelse og økonomi, udvikling af kommunen og kommunens servicetilbud og budget- og regnskab. I en sådan organisationsmodel er en klar beskrivelse af kompetencefordelingen mellem bestiller og udfører nødvendig. Denne søges beskrevet i disse regler og henvisninger. Generelle retningslinier for selvforvaltning / aftalestyring Formål I Læsø Kommune er det primære formål med indførelse af selvforvaltning og aftalestyring: At sætte fokus på kommunens styringsrelationer. Desuden skal aftalestyringen sikre:
12.4.1.2 Ansvar og kompetence Enheden er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt for at opfylde årets/periodens mål indenfor de økonomiske rammer, der er stillet til rådighed i aftalen Enheden har den fulde kompetence til at disponere indenfor aftalens dækningsområde, idet dog lovgivning, overenskomster, generelle overordnede kommunale politikker samt såvel politiske beslutninger som beslutninger i chefgruppen skal respekteres og efterleves. Enhedens leder, leder og fordeler arbejdet mellem institutionens/afdelingens ansatte og træffer de konkrete beslutninger om institutionens drift indenfor de af en evt. brugerbestyrelse fastsatte principper og i respekt for MED-aftalens regler. Hvis der i aftaleperioden opstår tvivl om hvorvidt konkrete beslutninger er indenfor aftalens dækningsområde, retter enheden henvendelse herom til den respektive chef på området, som afgør, om den pågældende beslutning er indenfor aftalens dækningsområde. Hvis der i aftaleperioden opstår situationer, som gør at aftalen ikke kan opfyldes, er lederen af enheden forpligtet til at informere chefen. Aftalen kan – såvel på mål som økonomi - udvides eller indskrænkes i løbet af aftaleperioden efter forhandling. Aftalens økonomi del reguleres automatisk i overensstemmelse med de forhold, der lægger til grund for det vedtagne budget. Aftalen er gældende fra budgetårets begyndelse. 12.4.1.3 Ledelsesgrundlag Jf. Kodeks for offentligledelse http://www.publicgovernance.dk/ og værdierne i personale politikken. 12.4.1.4 Vision og målsætning Aftalen skal indeholde de kommunale visioner på serviceområdet samt de konkrete kommunale målsætninger på området – eller en henvisning til budget, servicestrategi eller andet såfremt det fremgår her. Aftalen kan indeholde en række kommunale indsatsområder, som bl.a. kan være udtryk for udviklings- eller indsatsområder, som kommunalbestyrelsen ønsker at henlede enhedens opmærksomhed på, og som den årlige rapportering fra lederen skal indeholde redegørelse for. Der opfordres til, at denne rapportering sker i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedsplan. Aftalen skal desuden indeholde enhedens egne målsætninger. Målene skal være i overensstemmelse med kommunens overordnede vision og målsætning på området. 12.4.1.5 Økonomi 12.4.1.5.1 Driftsansvar Den økonomiske kompetence vedr. budgettet for den enkelte institution/afdeling er alene placeret hos lederen. Det betyder, at lederen afgør til hvilke formål, der skal anvendes midler og det er lederen, som er ansvarlig for at budgettet overholdes. Det er således også lederen, der har anvisningsretten for institutionen/afdelingen. Varetagelsen af driftsansvaret skal naturligvis ske i respekt for lovgivning, retningslinier og beslutninger vedr. en evt. brugerbestyrelsens opgaver og muligheder. 12.4.1.5.2 Budget Budgettet fastlægges i forbindelse med kommunalbestyrelsens vedtagelse af kommunens årsbudget og vil blive reguleret med udgangspunkt i de af kommunalbestyrelsen godkendte budgetforudsætninger for de kommende budgetår, herunder pris- og lønregulering. Budgettet gennemgås hvert år med den enkelte enhed for at sikre forståelse for sammensætningen af budgettet og for at redegøre for evt. ændringer i budgettet i forhold til foregående år. Budgettet tager udgangspunkt i det eksisterende budget og de tildelingsnøgler, som indgår heri. Mindre ændringer i budgettets størrelse forudsættes at kunne ske uden konsekvenser for målsætning og kvalitetsmål. Ændring af budgettet indenfor regnskabsåret vil kun kunne forekomme undtagelsesvis. Reglerne for tillægsbevillinger er beskrevet særskilt senere i disse retningslinier. Kommunalbestyrelsen/chefgruppen forbeholder sig ret til at kunne ændre budgettet f.eks. i forbindelse med akut behov for besparelser og/eller i tilfælde af tværgående analyser af bestemte budgetområder, som f.eks. rengøring, energikonti el. lign. Kommunalbestyrelsen/chefgruppen vil imidlertid bestræbe sig på, at sådanne justeringer foretages i forbindelse med budgetlægningen for det kommende år således, at budgettet så vidt muligt ikke ændres i årets løb. 12.4.1.5.3 Nettobevilling Budgettet udgør en nettoramme, som lederen skal overholde. Der er altså ikke tale om en ramme for udgifter og en ramme for indtægter hver for sig. Lederen kan således øge sine udgifter, hvis indtægterne øges. Indtægterne kan være af forskellig art, f.eks. forældrebetaling, refusioner, salg af ydelser m.m. Enhederne skal holde sig inden for kommunalfuldmagten. 12.4.1.5.4 Takster Kommunalbestyrelsen fastsætter i forbindelse med budgetvedtagelsen en række kommunale takster. Disse takster, som fremgår af kommunens takstblad, kan kun ændres af kommunalbestyrelsen. Øvrige takster fastsættes af den enkelte institution/afdeling. 12.4.1.5.5 Kontering Uanset hvorledes budgettet indlægges i økonomisystemet (evt. i større puljer på få konti) er lederen forpligtet til at sikre korrekt kontering (sted, gruppe og art) i den til enhver tid gældende kommunale kontoplan på området. 12.4.1.5.6 Overførselsadgang Enheden har som udgangspunkt ret til at få overført ikke-forbrugte midler (”overskud”) fra budgettet til efterfølgende regnskabsår. Kommunalbestyrelsen har som udgangspunkt ret til at overføre institutionens/afdelingens evt. ”underskud” til institutionens/afdelingens budget i efterfølgende regnskabsår. Såfremt en enhed har overskud på budgettet og dette overskud stammer fra bevidste handlinger fra ledelsens eller hele enhedens side og der er et klart formål så kan man regne med at få overført et sådan overskud. Ud fra samme princip kan der ansøges om at overføre et underskud som stammer fra en bevidst handling og der forelægger en aftale med den respektive chef om, hvordan underskuddet indhentes inden for maksimalt 2 budgetår. Økonomiforvaltningen opgør i april/maj måned det foregående års regnskabsresultat og dermed årets over- eller underskud, hvorefter den samlede overførsel for alle enheder forelægges kommunalbestyrelsen som bevillingssag. Det overførte over- eller underskud kan forventes tilført lederens budget i maj eller juni måned. Lederen skal i forbindelse med bevillingssagen fremsende en kort redegørelse for institutionens overskud eller underskud. Dette kan med fordel indgå i årets virksomhedsplan. 12.4.1.5.7 Lønadministration Lønudbetaling foretages af lønkontoret. Lederen er ansvarlig for korrekt og rettidig indberetning til lønkontoret af alle nødvendige oplysninger vedr. ansættelse, fratrædelse, lønaftaler og lønindberetningsmateriale for enhedens ansatte. Lønkontoret udarbejder retningslinier for indberetning, frister m.m. I øvrigt henvises til Læsø Kommune overordnede lønpolitik. 12.4.1.5.8 Revision Kommunalbestyrelsen vælger revisionsselskab. Såvel revisionsselskab som økonomiforvaltningen kan aflægge revisions- og kontrolbesøg i enheden uden forudgående varsel. 12.4.1.5.9 Forsikringer Kommunalbestyrelsen vælger forsikringsselskab. Kommunens administration vedr. forsikringer varetages pt. af Lønkontoret. 12.4.1.5.10 Leasing m.m. Jf. Regulativ for kasse og regnskabsvæsen skal leasingaftaler godkendes af kommunaldirektøren, inden de indgås. 12.4.1.5.11 Tillægsbevilling Som udgangspunkt skal enhedens drift varetages indenfor den tildelte budget. Hvis en institution/afdeling påføres ekstraordinære og store udgifter på grund af udefra kommende faktorer (barsel, lovgivning, akutte skader el. lign) kan ansøgning om tillægsbevilling fremsendes til forvaltningen. Forvaltningen afgør, hvorvidt ansøgningen skal afslås administrativt, eller hvorvidt ansøgningen skal fremsendes til politisk behandling. Forudsætninger for at kunne ansøge om tillægsbevilling er bl.a.,
12.4.2 Personale Lederen har kompetencen vedr. enhedens personaleforhold – herunder ansættelse og indstilling til afskedigelse, idet der dog skal tages højde for en evt. brugerbestyrelses kompetence på området. På skole- og dagtilbudsområdet sker ansættelse og afskedigelse i henhold til folkeskole- og dagtilbudslovens bestemmelser i forbindelse med ansættelse af ledere og det pædagogiske personale. Ingen afskedigelsesprocedurer kan igangsættes, inden den respektive chef er orienteret. Lønkontoret yder rådgivning i ansættelses- og afskedigelsesforhold, i overenskomst- og lønspørgsmål, og afdelingen udfærdiger ansættelseskontrakter. Det er lederens ansvar, at få beregnet de lønmæssige konsekvenser af en eventuel ansættelse eller afskedigelse og at sikre finansiering herfor i det samlede budget. Feriegodtgørelse belaster den enhed, hvor medarbejderen sidst har været ansat, når en medarbejder forlader Læsø Kommune. Lederen har aftale- og forhandlingsret i forhold til de forhandlingsberettigede faglige organisationer – herunder forhandlinger og aftaler vedr. ny løn. Forhåndsaftaler vedr. Ny Løn skal forhandles i samarbejde med forvaltningen og lønkontoret. Lederen er ansvarlig for videreuddannelse og faglig opdatering af personalet indenfor de personalepolitiske og økonomiske rammer, som er gældende for enheden. Kommunens personalepolitik er gældende for alle. 12.4.3 Bygninger og udendørsarealer 12.4.3.1 Vedligeholdelse Lederen har ansvaret for bygningsvedligeholdelse og tilsyn med udendørsarealer og legepladser i tilknytning til institutionen. Det forudsættes, at bygningernes generelle standard ikke forringes i aftaleperioden og at legepladser til enhver tid er i lovlig stand. Enhedens vedligeholdelsesbudget forudsættes at dække almindelig vedligeholdelse af bygninger og evt. legepladser. Teknisk afdeling yder konsulentbistand såvel i forbindelse med den almindelige årlige vedligeholdelse som i forbindelse med større vedligeholdelses- eller renoveringsopgaver. Enheden foretager sammen med teknisk afdeling eller kommunens rådgivere jævnligt en gennemgang af bygningerne med henblik på at udarbejde en renoverings- og vedligeholdelsesplan. Denne plan for renovering og større vedligeholdelsesopgaver og en evt. tilhørende særskilt bevilling administreres af teknisk afdeling eller rådgivere i samarbejde med lederen. Det er et mål, at teknisk afdeling eller kommunens rådgivere får udarbejdet en vedligeholdelsesplan for hver institution/afdeling, hvor det er beskrevet, hvad der skal vedligeholdes, hvornår og hvor tit, samt en vurdering af hvad der bør og kan vedligeholdes. Vedligeholdelsesplanen skal være ”rullende”, således, at den hvert eller hvert andet år justeres med et/to nye år. Det er ligeledes et mål at få justeret institutionernes vedligeholdelsesbudget efter denne vedligeholdelsesplan, når den er udarbejdet De grønne områder, skolegårde og p-pladser vedligeholdes af enheden eller efter aftale med andre. I øvrigt skal gældende regler på området overholdes. Større og akutte vedligeholdelsesopgaver som følge af force majeure kan henvises til ansøgning om tillægsbevilling. 12.4.3.2 Driftsudgifter Budgettet dækker alle institutionens/afdelingens udgifter til bygningernes drift – herunder udgifter til el, vand, varme, ejendomsskat og forsikringer. Lederen har den fulde kompetence over de afsatte midler. 12.4.3.3 Åbningstider Åbningstiderne i dagpasningen (dagtilbuddene, skolefritidsordninger og klubber) fastsættes af Social- og Kulturudvalget. Bibliotekets åbningstid fastsættes af biblioteksudvalget. 12.4.3.4 Klager Alle klager fra borgere, brugere eller andre skal så vidt muligt løses af enheden. Såfremt klagen ikke kan løses her, eller hvis klageren ikke er tilfreds, sendes klagen videre til respektive chef, som herefter afgør sagen – eller sender den til politisk behandling. Klager, som er omfattet af lovgivningsbestemte procedurer skal til enhver tid følge disse. 12.4.3.5 Kontoansvar Kontoansvaret indebærer, at lederen for disse konti har et opfølgnings- og rapporteringsansvar for de pågældende udgifter. Desuden kan lederen efter aftale med chefen udarbejde budgetforslag til de efterfølgende år i henhold til den til enhver tid gældende budgetprocedure. Aftalen skal indeholde en oversigt over de områder/konti, hvor den enkelte leder har kontoansvar. 12.4.4 Øvrige forhold 12.4.4.1 Brugerbestyrelse Er der til enheden knyttet en brugerbestyrelse henvises til retningslinier herfor. 12.4.5 Generelle politikker og regler Lederen er forpligtet til at arbejde for opfyldelse af de generelle politikker og regler, som kommunalbestyrelsen har besluttet. Det gælder f.eks. personalepolitik, IT-strategi, kasse- og regnskabsregulativ, indkøbspolitik m.m. 12.4.6 Godkendelse Disse retningslinier for selvforvaltning/aftalestyring Læsø Kommune er godkendt i chefgruppen d. 14. marts 2007, behandlet Social- og Kulturudvalget den 20.marts og godkendt Økonomiudvalget den 2. april og Kommunalbestyrelsen den 16. april 2007. Administrative justeringer 18.12.07. Bilag 12.6 Forretningsgang for udbetalinger via NEM-konto Alle borgere virksomheder m.v. i Danmark, der er tildelt et CPR-nr., CVR-nr., P-nr. eller SE-nr., skal anvise hvilken bankkonto en udbetaling fra offentlige myndigheder skal ske til. Kontoen kaldes borgerens eller virksomhedens ” Nem konto ”. Nem kontoen registres i et særligt register, Nem-konto registeret, og alle udbetalinger fra offentlige myndigheder vil blive gennemført til den registrerede bankkonto. Frem over skal den enkelte offentlige myndighed derfor ikke ajourføre udbetalingsregistre med udbetalingsoplysninger. 12.6.1 Nem-kontoregister: I registeret kan oprettes 2 typer konti: Nem-konti Specifikke konti Nem-konti kan ajourføres via Internettet af: Pengeinstitutter Borgeren Offentlige myndigheder. I statens oplæg til kommunerne er forudsat, at det primært er pengeinstitutterne og borgeren selv der indberetter til Nem-kontoregisteret. Samtidig er systemet tilrettelagt således, at indberetninger af et pengeinstitut eller af borgeren virker straks, hvorimod indberetninger fra offentlige myndigheder først skal godkendes af borgeren. Læsø Kommune har derfor vedtaget, at indberetninger vedr. en Nem-konto primært skal foregå via pengeinstitutterne, eller af borgeren selv via Internettet. Indberetninger af Læsø kommune sker kun ved specifikke konti. Oprettelse og ændringer af specifikke konti. Specifikke konti anvendes til særlige udbetalinger, som den offentlig myndighed alene med frigørende virkning kan udbetale til en anden konto, end borgerens Nem-konto. En specifik konto kan alene oprettes eller ændres ved, at en borger eller virksomhed retter henvendelse til Læsø Kommune med en anmodning om, at udbetaling skal ske til en anden konto end Nem-kontoen. Den specifikke konto oprettes og ændres i Nem-kontoregisteret af Læsø Kommune ( der har modtaget oplysningerne skriftlig ) og oprettelsen skal ikke godkendes af borgeren eller virksomheden, før den aktiveres. 12.6.2 Adgang til nem konto register. Efter behov kan medarbejdere ved Læsø Kommune opnå afgang til Nem-konto registeret. Adgangen til registeret opnås via Internettet, og der skal oprettes et særligt certifikat på den enkelte medarbejder. Tildeling af certifikater administreres af Økonomisk forvaltning. 12.6.3 Hvem kan oprette en nem konto eller specifik konto: Oprettelse/ændring i Nem-konto registeret kan i Læsø Kommune kun fortages af Økonomichefen og hans stedfortræder. Når oprettelse/ændring er foretaget tages der et kopi af ændringen, og en medarbejder i økonomisk forvaltning ( Gitte Daugaard ) kontrollere ud printet med den skriftlige anmodning og arkivere begge dele. Følgende har afgang til Nem-konto: Løn kontoret: John Strøm Irma Stjerne Økonomisk forvaltning: Kaj Strøm Jette Ydegaard Gitte Daugaard Socialforvaltningen: Karen Krogh Jytte Christiansen 12.6.4 Følgende kan oprette/ ændre i Nem-konto: Kaj Strøm. Gitte Daugaard Bilag 12.7 Forretningsgang – Web Anvendelsesområde. Forretningsgangen anvendes i forbindelse med KMD A/S system ” Web-betaling ” med relationer til KMD-ØS og KMD - udbetaling. Anvender af systemet. Systemet anvendes af følgende grupper: Systemansvarlig/Administrator Fordeler Brugere Systemansvarlig/Administrator De systemansvarlige er de personer, der sørger for at KMD`s ændringer af systemet bliver vurderet i forhold til Læsø Kommunes anvendelse af systemet, og er ansvarlig for nødvendig orientering til andre brugere. Administrator er ansvarlig for vedligeholdelse af brugeroplysninger og mellemregning. Fordeler: Fordeler skal fordele bilag og faktura. Endvidere skal fordeler kontrollere, at bilag ikke strander i systemet og afviste og fejlbehæftet faktura rettes. Bruger. Brugerne kan inddeles i 2 grupper: 1. Web-betaling sagsbehandlere med attestation kan logge på system, vise bilag og fakturaer, oprette interne bilag, oprette debitor bilag, indtægt/udgift/postering. Attestere bilag samt vise bilag og fakturaer fra G 566. 2. Web-betaling sagsbehandlere med anvisning som iflg. særlig aftale er berettiget til, at anvise bilag. Systemadministration Til brug for administration af de forskellige brugeres rettigheder i systemet, er der oprettet forskellige brugerprofiler i KSP-CICS, indeholdende de nødvendige rolleprofiler. Brugerprofilerne er sammensat således: WEB – Betaling systemansvarlige
Web – betaling sagsbehandlere med anvisning
Web – betaling - sagsbehandlere med attestation:
Web – Betaling Kasse
Web – Betaling revisionen
Adgang til systemet It-afdelingen opretter på baggrund af skriftlige anmodninger fra økonomichefen, om oprettelse/ændring af EDB -brugeradgang de nødvendige brugerprofiler på medarbejderen i lighed med andre KMD systemer. It-afdelingen opbevare og gemmer underskriftsblade til de tildelte profiler i web-betaling. Påtegningsforeskrifterne skal svare til Læsø kommunes Principper for økonomistyring. Logon til Web – betaling Adgang til systemet sker via Internet browser på adressen www.kmdvebbetaling.dk Brugernavn og Kendeord er det samme som benyttes til adgang til KMD systemer. Decentralisering Administrator opsætter brugere af systemet således, at den normale bilagsgang følger Linie Organisations Systemet. Faktura Såfremt der indkommer faktura til Læsø kommune på papir, bliver disse tilbage sendt inden for 1 – 2 dage, med anvisning på hvor fakturaen skal sendes hen og hvordan firmaet skal forholde sig. Transport Såfremt der er foretaget transport i et tilgodehavende, registreres denne transport i økonomiskforvaltning. Der indberettes en tilbageholdelseskode på leverandørens CPR/SE/CVR nr. hvilket betyder, at alle betalinger til leverandøren vil blive standset. Anvisning Anvisning af bilag foregår i systemet under menuen ” oversigt ”. Her vil det være muligt at anvise bilag som enkelt bilag eller via masseanvisning. Økonomisk afdeling anbefaler, at anvisning sker med faste intervaller, og mindst 1 gang ugentlig. Hvem der må anvise forligger skriftligt fra økonomichefen. Attestation Økonomisk forvaltning henstiller, at man attestere mindst 1 gang ugentlig. Kontrol I Webbetaling kontrolleres der, at bilag bliver attesteret ( betalt ) og anvist, så der ikke ” hænger ” bilag i systemet. Hvis der ” hænger ” bilag sendes en mail til vedkommende, såfremt der ikke bliver attesteret/ anvist sendes mailen videre til økonomichefen. Der er anvendt afgrænsning i konto nr.. Der er ikke anvendt beløbs grænser. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
Læsø Kommune | Doktorvejen 2 | DK-9940 Læsø | Telefon: 96 21 30 00 | E-mail: kommunen@laesoe.dk
