Indkøbspolitik

Læsø Kommunes Økonomiudvalg fastsætter i henhold til styrelsesvedtægten §11 regler for samordning af kommunens indkøbsfunktioner.
Formålet med dette er, at kommunen fremtræder som en samlet kunde over for leverandørerne, for derved at opnå de bedste samhandelsbetingelser.
Samordningen sker i et koordineret centralt/decentralt indkøbssystem, hvor økonomiafdelingen som hovedregel indgår indkøbsaftalerne, og de decentrale indkøbere bestiller direkte hos de enkelte leverandører.

Målsætningen i kommunens indkøbspolitik er at opnå de mest fordelagtige indkøbsaftaler set ud fra et helhedssynspunkt. De parametre, der indgår i helhedsbetragtningen, er følgende:

• Pris
• Kvalitet
• Miljømæssige forhold
• Leveringsbetingelser
• Service
• Garanti
• Betalingsbetingelser

Denne helhedsvurdering kan betyde, at det ikke altid er den laveste pris, der er den mest fordelagtige, f.eks. kan miljømæssige forhold betyde, at der betales en højere pris.
Det er kommunens mål ved sine indkøb at øge efterspørgslen efter miljørigtige varer og derved give sit bidrag til ændring af samfundets vareproduktion i bæredygtig retning.

Indkøbspolitikken er gældende for samtlige kommunens forvaltninger, afdelinger, skoler og institutioner.
Indkøbspolitikken er dog ikke dækkende for bygge- og anlægsområdet, hvor særlige regler er gældende.
Ved indkøb forstås alle dispositioner omkring anskaffelser af varer og tjenesteydelser, der udløser en faktura.

Udmøntningen af indkøbspolitikkens målsætning sker gennem følgende hovedelementer

• Aftaler om køb af varer og tjenesteydelser
• Koordinering af indkøbene
• Indkøbsvejledninger
• Indkøbshåndbog

Indgåelse af aftaler sker på baggrund af indhentning af tilbud fra potentielle leverandører. Ved indhentning af tilbud, skal der altid som minimum indhentes 2 skriftlige tilbud.
Handles der under SKI (Statens og kommunernes indkøbssamarbejde) skal der ikke indhentes flere tilbud, idet SKI sikrer, at prisen er den rigtige.
Såfremt det er hensigtsmæssigt, indgås rammeaftaler, der er gældende for samtlige forvaltninger og institutioner.
Ved indhentning af tilbud på ydelser, der overskrider de gældende EU-tærskelværdier, skal ydelsen udbydes i henhold til de gældende EU-regler

Væsentlige aftaler, herunder rammeaftaler, skal foreligge skriftligt for at forebygge misforståelser, og for at andre indkøbende medarbejdere kan benytte aftalen. Økonomiafdelingen koordinerer dette.
Rammeaftaler skal som hovedregel betragtes som tilbud. De skal dog benyttes, såfremt man ikke på anden måde kan opnå bedre betingelser. Økonomiafdelingen skal i disse tilfælde orienteres om aftalen. Der skal dog være plads til, at institutionerne sammen med børnene kan foretage indkøb hos lokale handlende.
I visse tilfælde kan kommunens ledelse dog beslutte, at en rammeaftale skal benyttes af alle indkøbere.
Arbejdsindsatsen bør afpasses til indkøbets størrelse og betydning. Mindre indkøb kan foretages uden indhentning af tilbud.

Økonomiafdelingen forestår koordineringen af indkøbsaftalerne. Alle indkøbssteder er forpligtiget til at medvirke ved koordinering i fornødent omfang og f.eks. deltage i arbejdsgrupper omkring indgåelse af indkøbsaftaler.

Økonomiafdelingen har ansvaret for vedligeholdelse af indkøbshåndbogen, hvori alle rammeaftaler af betydning for decentrale indkøbere er samlet.

Kommunen søger et gensidigt loyalt samarbejde med vore leverandører, der udtrykkes i hæderlighed og åbenhed.

Indkøbsfunktionen er organisatorisk placeret i økonomiafdelingen med reference til kommunaldirektøren.
Indkøbsfunktionen varetager generelle indkøbs- og koordineringsopgaver, det vil sige at indgå og formidle indkøbsaftaler.
Desuden disponerer indkøbsfunktionen alle indkøb af inventar, kontorartikler, bøger, tidsskrifter m.m. til kommunekontoret og er lagerførende af gængse kontorartikler.

I overensstemmelse med de generelle principper varetages indkøbsopgaverne af de ansatte i institutionerne. 

Der kan efter aftale med kommunaldirektøren indgås leasing- eller lejekontrakter. Jf. Kasse- og regnskabsregulativet. 

Når kommunen udbyder større indkøb af varer eller tjenesteydelser, skal tilbudsgiveren samtidig med afgivelsen af tilbuddet afgive en erklæring på tro og love om i hvilket omfang, tilbudsgiveren har ubetalt gæld til det offentlige. 

Det er ikke tilladt den enkelte indkøber at modtage gaver fra leverandører, såfremt det går ud over kutymemæssige gaver ved særlige lejligheder.

Budget- og indkøbsansvar følges ad. De budgetansvarlige og de medarbejdere, der køber ind, er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken, og at gældende regler, herunder kommunens anvisningsregler, overholdes.