• 1. Baggrund og formål
     
    • Forbehold
  • 2. Overordnede retningslinier for udbud i Læsø Kommune
     
    • Valg af leverandør
       
    • Kravspecifikationer
       
    • Betingelser ved udbud
       
    • Omkostningskalkulation ved kontrolbud
       
    • Kvalitetsopfølgning
       
    • Efter hvilken procedure skal der træffes beslutning om udbud
       
    • Hvordan skal personalet inddrages
       
    • Anvendelse af sociale klausuler
       
    • Udfordringsret

1. Baggrund og formål
Ifølge Styrelseslovens § 62, stk. 2 og § 62 c, stk. 3 er kommuner forpligtet til at udarbejde en servicestrategi med tilhørende udbudspolitik. Udbudspolitikken kan revideres sammen med servicestrategien.

Formålet med udbud er at undersøge, om private leverandører kan løse en given opgave til en bedre pris og kvalitet end kommunen.

Kommunalbestyrelsen beslutter gennem udbudspolitikken hvilke områder indenfor den kommunale virksomhed, som skal sættes i udbud. Det kan være et enkelt indsatsområde, men også af mere generel karakter.

Det overordnede formål for udbudspolitikken er at give borgere og potentielle leverandører et overblik over kommunalbestyrelsens beslutninger om, hvordan udbud gribes an i kommunen.

Udbuds politikken angår udbud af såvel indkøb af varer og tjenesteydelser som bygge- og anlægsopgaver.
For bygge- og anlægsopgaver gælder reglerne i lov nr. 450 af 07.06.2001 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, med tilknyttede vejledninger.

Forbehold
Læsø Kommune tager forbehold for, at der ved tilbud på privat opgaveløsning kan tages hensyn til forhold, som kan medføre, at en opgave ikke er egnet til udbud. I hovedsagen:

  • a) Strategiske hensyn. Her kan være tale om en interesse i at fastholde en opgave fordi den kræver en viden og ekspertise, som Læsø Kommune ikke ønsker at miste.
  • b) Bagatelgrænse. Der skal være et rimeligt forhold mellem forventet besparelse og de omkostninger, der er forbundet med at gennemføre udbudsforretningen.
  • c) Antal mulige leverandører. Det forudsættes, at tilstrækkeligt mange kvalificerede leverandører afgiver tilbud, så en reel konkurrencesituation - og et reelt marked er til stede.

2. Overordnede retningslinier for udbud i Læsø Kommune

Valg af leverandør

UDVÆLGELSE
Ved alle udbudsopgaver under Læsø Kommune, skal hver enkelt sag bero på en konkret vurdering, betinget opgavens art, kompleksitet, størrelse og leverandørens formåen.

Der skal således stilles krav til leverandørens formåen ved udbud med prækvalifikation som i alle offentlige udbud og aftaler med en ekstern leverandør.
På den konkrete baggrund besluttes hvilke krav der skal stilles til virksomhedens størrelse, sammensætning, faglighed, referencer, ansatte, underleverandører, soliditet m.m.

UDELUKKELSESGRUNDE
Der indhentes endvidere oplysninger til vurdering af om leverandøren skal udelukkes fra at byde på en opgave.
Udelukkelse sker på baggrund af konkurs, strafbare forhold, fejl og mangler ved tidligere arbejder, manglende eller svigagtige oplysninger om væsentlige forhold ved udbudsforretningen eller sociale og økonomiske forpligtelser til det offentlige.

GARANTISTILLELSE
Ved udbudsopgaver kan Læsø Kommune afkræve leverandøren en garantistillelse i fald der er forhold i den samlede vurdering, som kan påkalde tvivl om leverandørens evne til at løse udbudsopgaven .

ARBEJDSMILJØ OG MILJØKRAV
Leverandøren eller ordregiveren skal sikre, at arbejdet tilrettelægges og udføres i henhold til Arbejdsmiljølovens § 33 a. Endvidere vil hensyn bæredygtigt miljø og miljøkrav i øvrigt blive taget med i vurdering af leverandøren.

PERSONALEPOLITIK OG STRAFFEATTEST
De værdier, normer og holdninger, som ligger til grund for Læsø Kommunes personalepolitik understøtter en arbejdsplads med sunde holdninger og medmenneskelighed. Læsø Kommune kan stille som krav, at virksomhedens holdninger ikke er i modstrid med disse værdier.
Straffeattest, børneattest o.lign. kan kræves udleveret i det omfang oplysningerne har relevans for arbejdets karakter.

KONTROLBEREGNINGER
Kontrolberegninger af kommunens egne omkostninger ved at levere den udbudte ydelse vil indgå i den samlede vurdering.

Kravspecifikationer

Det skal sikres at alle udbud udføres med størst mulig åbenhed. Udbud skal derfor indeholde en kravspecifikation som:

  • skaber gennemsigtighed og sammenlignelighed i en konkurrencesituation og ved kvalitetskontrol
  • ud fra art og kompleksitet tilkendegiver om uafhængig konsulentbistand skal indhentes til udarbejdelse af kravspecifikationen. Ved konsulentbistand skal alle relevante oplysninger stilles til rådighed for andre mulige tilbudsgivere i udbudsmaterialet.
  • ved udfordring på en kommunal opgave følger reglerne for opgaveafgrænsning i reglerne om udfordringsret. Ved udfordring vil kommunen i sagens natur ikke være i besiddelse af kravspecifikation.

Betingelser ved udbud

Betingelserne herfor skal afstemmes efter det konkrete udbuds art, kompleksitet og størrelse.

Hvis ikke andet er anført i det konkrete udbudsmateriale, anvender Læsø Kommune i reglen "økonomisk mest fordelagtige tilbud" eller "laveste pris" - sammensat med del kriterier, defineret efter opgave og fremgår i prioriteret og vægtet rækkefølge i kommunens udbudsbetingelser.

Delkriterierne vil være beskrevet så konkret, at der ikke er tvivl om hvad der ligger til grund for vurderingen, og skal endvidere være defineret så der er egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Eventuelle forbehold på udbudsmaterialet skal prisfastsættes på korrekt vis og lægges til id en samlede vurdering.

Omkostningskalkulation ved kontrolbud

Kontrolbud er en teknisk beregning som betyder, at kommunen kan vælge at lave en kontrolberegning for at sikre kommunen imod at påtage sig en meromkostning i forbindelse med udbud af opgaver.
Som hovedregel anvender Læsø Kommune Indenrigsministeriets "Generelle retningslinier for omkostningskalkulationer", som er beskrevet i Budget- og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner, kapitel 9.

Disse regelsæt sikrer objektivitet og, at der ikke er internt overlap mellem medarbejdere som udarbejder og vurderer et givent kontrolbud.

Kvalitetsopfølgning

Ved alle udbud vil der være en beskrivelse af den kvalitet, som Læsø Kommune ønsker, leverandøren skal levere. Dette vil være beskrevet så operationelt og entydigt som muligt.

KVALITETSSIKRING
Kvalitetssikringen af opgaveløsningen kan variere fra fysisk besigtigelse til brugerundersøgelser, etc. beroende på opgavens art og omfang. Dette vil afspejles i kravspecifikationer i udbudsmaterialet.

Læsø Kommune vil ydermere sikre kvaliteten af opgaven gennem samarbejde med leverandøren og de enkelte enheder eller borgere, som udbudsopgaven vedrører.
Endvidere forventes det, at leverandøren har et internt system til kvalitetssikring af de specificerede krav ved udbudsopgaven.

Af udbudsmaterialet vil det fremgå minimumskrav for frekvens og form og afrapportering af kontroller. Ydermere kan Læsø Kommune altid foranledige en ensidig og uanmeldt kontrol.

Efter hvilken procedure skal der træffes beslutning om udbud

Indledende analyse, hvor lederne inddrager medarbejderne i overvejelser, man gør sig om områdets fremtid. Fordele og ulemper afvejes grundigt. Ledelsen skal sikre, at der afsættes personaleressourcer til dette arbejde.

Herefter indstilles udbudet til kommunalbestyrelsen og/eller det relevante udvalg. Her drøftes selve udbudet samt behovet for kontrol bud, hvor kommunen byder ind på opgaven ud fra samme præmisser.

Når beslutningen er truffet, skal alle berørte medarbejdere informeres grundigt om konsekvenserne af beslutningerne.

Hvordan skal personalet inddrages

De berørte personalegrupper inddrages tidligst muligt i overvejelserne, så man sikrer en grundig vurdering af de personalemæssige konsekvenser af et udbud.

En servicestrategi giver mulighed for at inddrage forhold vedr. eksempelvis:

  • Personalepolitik
  • Kompetenceudvikling
  • Ledelsesudvikling
  • Arbejdsmiljøforhold
  • Udbud og udlicitering

Fra vejledning om servicestrategi:
Kommunalbestyrelsen skal i sin udbudspolitik beskrive sine overordnede retningslinier for, hvordan kommunen med udgangspunkt i eksisterende lovgivning, aftaleforhold mv. vil inddrage personalet. Det vil være naturligt, at kommunalbestyrelsen i den forbindelse fastlægger, hvornår personalet skal inddrages, hvordan denne inddragelse skal foregå og hvem, der har ansvaret for tilrettelæggelsen og gennemførelsen af denne inddragelse.

Anvendelse af sociale klausuler

Formålet med sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt, f. eks. ved ansættelse af personer i flexjob, opprioritering af traditionelt svage arbejdsgrupper mm. Sociale klausuler giver den offentlige myndighed bedre mulighed for at fastholde sin hidtidige aktiveringsindsats mv. (i henhold til lov om en aktivarbejdsmarkedspolitik og lov om aktiv socialpolitik) også i de tilfælde, hvor man vælger at lade private virksomheder udføre en opgave.

For eksempel kan offentlige myndigheder i forbindelse med udbud bl.a. fremme ansættelse af personer på særlige vilkår (fx fler- og skånejob) eller skabe bedre muligheder for at aktivere ledige. Det kræver dog, at de nævnte målgrupper kan afgrænses præcist. Erfaringer fra en række kommuner viser, at aktivering af ledige i private virksomheder er en af de bedste måder at sikre den ledige fast tilknytning til arbejdsmarkedet. Mange private virksomheder er faktisk indstillet på at løfte et større socialt ansvar, og det potentiale kan sociale klausuler være med til at realisere.

Udfordringsret

Ifølge styrelseslovens § 62 a, kan en privat leverandør af en opgaveløsning udfordre kommunen på et specifikt arbejdsområde, som kommunen selv udfører, hvis den pågældende leverandør ønsker at udføre opgaven. Myndighedsopgaver kan ikke udfordres.

Den private leverandør skal afgive et konkret tilbud, som skal være udformet specifikt og bindende til Læsø Kommune. Materiale der har karakter af reklame behandles således ikke efter reglerne om udfordringsret.

Kommunen skal efterfølgende sammenligne omkostningerne ved at antage tilbuddet med omkostningerne ved kommunens egen udførelse af opgaven.

Efterfølgende beslutter Kommunalbestyrelsen, hvorvidt kommunen fortsat ønsker at løse opgaven, eller om den private tilbudsgiver skal varetage opgaven.